Nein Eure Vorgehensweise finde ich gut und würde sie auch nicht ändern wollen.
Ich würde lediglich die Statusanfragen technisch lösen.
Dazu fallen mir sofort zwei Möglichkeiten ein:
1. Webinterface:
Eine Art Suchfunktion, in welche ich die vorgeschlagene URL eingebe.
Als Antwort bekomme ich dann:
a) Ihr Vorschlag liegt in der Kategorie xy vor und wartet auf Bearbeitung oder
b) Ihr Vorschlag widerspricht den Richtlinien und wurde deshalb abgelehnt.
2. Per Mail:
Der Admin, welcher die URL vorgeschlagen hat, sendet eine standardisierte Mail mit dem Begriff Statusanfrage, URL und Kat. Das System generiert daraufhin automatisch eine Mail mit der Antwort 1a oder 1b. Zur Vermeidung von Traffic könnt das System ebenfalls nur alle 6 Monate eine Antwort senden.
Beide Lösungen wären für die Editoren völlig schmerzfrei. Es gäbe keine Regelverstösse und unnütze Diskussionen mehr (diesbezüglich).
Zur Realisierung benötigt man lediglich eine Anbindung an Eure Datenbank, die Ihr bisher manuell anfragen müsst (EDV zu Fuß).
P.S.: Beide Lösungen könnte ich für Euch implementieren.